5 cosas que aprendí en el camino hacia una semana laboral de 4 días

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julio 13, 2023
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Me han pedido que te cuente cinco cosas que aprendí de aplicar la semana laboral de 4 días. Aquí van mis notas, con toda la brevedad que he podido, de poco más de dos años de aprendizajes y recompensas.

El orden importa

Antes de adoptar la semana de cuatro días teníamos un cierto orgullo de ser un equipo que podía operar en el caos. Que sabía resolver las cosas bajo presión y que cuanto más complejo era el desafío y más se acercaba la fecha de entrega, nos transformábamos en una máquina que trabajaba con urgencia y enfoque.

Todas esas cualidades, que son estupendas, siguen estando ahí. Pero hemos tenido que agregar capas de procesos, transferencia de conocimiento, comunicación y medición de resultados. A nuestro nivel y tamaño no era posible una transformación que pusiera en riesgo el total de horas productivas reales — en otras palabras, las que paga el cliente — así que nos vimos obligados a reducir las improductivas, aprender a medir todo, y cultivar el hábito de buscar la mejora constante.

La comunicación se enfatiza

Trabajar un día menos requiere más contacto. Parece poco intuitivo pero aquello de “medir dos veces para cortar una” se vuelve una necesidad. Si mi colega se tira cuatro horas haciendo una tarea que no estaba bien definida, pierde pie en la organización del resto de la semana. De modo que todos tenemos que hablar más, ser más precisos en la comunicación, negociar prioridades más rápido, ser más prácticos.

La comunicación fluida es siempre un proceso de aprendizaje y mejora, así que de a poco vamos aprendiendo a dar y recibir feedback, a generar plantillas y recordatorios que nos ayuden a ser más específicos, a buscar las herramientas (Discord, en nuestro caso) que nos ayuden a generar pequeñas llamadas grupales espontáneas en donde resolvemos dudas rápidamente. Hemos pasado de “esa reunión debió ser un email” a “ese email debió ser una llamada de Discord, y de paso nos vemos las caras”.

Los clientes se acostumbran

Tomad esto con pinzas, porque la verdad es que este asunto varía de industria en industria. Cuando dejamos de trabajar los viernes temíamos que los clientes se enfadaran. O que todos los viernes hubiera incendios, emergencias que atender, problemas que nos dejasen mal parados. La verdad es las cosas suelen ser más simples, y con un poco de explicación y estableciendo bien las expectativas ha sido suficiente. No hemos tenido más que un par de incidentes menores durante los viernes, y el equipo ha estado listo para asumir ese compromiso.

Al final se trata de lograr algo mejor (mejorar el estándar) a través de un poco de concesiones y compromiso de todas las partes. Los clientes lo valoran y lo comprenden, y de paso se entrenan para no pedir imposibles un jueves por la tarde.

Lo dicho: Se puede, pero depende de cada industria y quizás en tu ámbito de trabajo sea necesario implementar turnos, guardias o similar. Pero tiene solución.

Es cierto lo que dicen

Nuestro equipo tiene tiempo. Para vivir, resolver trámites, estudiar y mejorar profesionalmente, hacer freelancing y crecer con otros desafíos, o simplemente salir a caminar y que les dé el sol en la cara. Tiene más tiempo para la familia, la conciliación, las mascotas, los paseos, los hobbies, el amor y la amistad.

Y eso se refleja en lo que hacen. Los cuatro días que estamos juntos (pero separados, ya que somos 100% remotos) lo hacemos a máxima velocidad. Tenemos la fuerza, porque las baterías vienen cargadas de ese fin de semana largo por defecto.

A nivel de números podéis ver aquí, el impacto que ha tenido en nuestra performance, en datos claros y objetivos.

No es fácil

Hay muchas cosas que hemos aprendido por el camino y por las malas. Comprender plazos de proyectos, establecer expectativas de entrega, gestionar mal las vacaciones y que alguien quede sobrecargado, o simplemente agobiarnos porque, al fin y al cabo, tienes un día menos para resolver cosas y siempre hay mucho por hacer.

Es un camino que requiere consolidar dos pilares. 

Uno es el del compromiso. En un formato de cuatro días no hay lugar para ese compañero (que todos tuvimos alguna vez) que hace un par de pausas de cigarro por hora, que va a su ritmo, que no se pierde un artículo del portal, periódico o revista favorito. El que se mueve a otro ritmo queda inmediatamente en evidencia. Hay que trabajar con intensidad y con calidad. 

La otra pata es la de la convicción. Hay que querer que funcione, tener paciencia cuando no lo hace, hablar con claridad sobre lo que necesitamos de cada uno, saber cómo vamos a medir el resultado y establecer un plan de acción concreto. Esa convicción es la que nos mantendrá serenos cuando tengamos esa voz que nos dice que “igual esto no fue una buena idea”.

Porque sí que lo es. Así que hay que organizarse, alinear al equipo, medir todo, hablar mucho, resolver problemas, mejorar procesos, y por sobre todo, armarse de paciencia y ganas de cambio. El equipo lo agradecerá, y tus clientes también.

4D

Hecho con amor en colaboración remota a través de distintos husos horarios :) 

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